Som udgangspunkt skal du ikke gøre noget, medmindre vi specifikt beder om det. Du kan til enhver tid finde alle datoer og dokumenter for din bestilling, når du logger ind på din profil.

Her kan du læse, hvordan processen fungerer:

Bestilling

Processen starter så snart du har bekræftet din bestilling. Dette gør du på vores hjemmeside, hvor du vælger den ønskede transportservice, udfylder afskiber, modtager og godsdetaljer, og betaler for din transport med kreditkort eller bankoverførsel.
Når din bestilling er gået igennem, sker der to ting med det samme:

Bekræftelse

Du modtager en bestillingsbekræftelse per e-mail som dokumentation for den transport du har bestilt og de informationer du har indtastet under bestillingen.

Leverandørkontakt

Samtidig med at vi modtager din bestilling sender vi automatisk en e-mail til din leverandør med dig i kopi. Denne mail indeholder et link til en side, hvor din leverandør skal bekræfte forsendelsesdetaljerne, inklusive handelsbetingelser, godsbeskrivelse på lokalt sprog og hvordan forsendelsen er pakket. Derudover informerer vi din leverandør om, at vi skal bruge pakkeliste og handelsfaktura, samt hvad de formelle krav er til handelsfakturaen for at sikre effektiv fortoldning i EU. Vi kommunikerer som udgangspunkt med din leverandør på lokalt sprog, men vil altid medsende en engelsk oversættelse, så du kan følge korrespondancen.

Har vi ikke modtaget svar fra din leverandør indenfor 1 arbejdsdag, sender vi automatisk en opfølgende e-mail. Har vi efter endnu en arbejdsdag ikke modtaget svar, og nærmer den klardato du har opgivet i bestillingen sig, skriver vi til dig og beder om hjælp med at få kontakt til din leverandør. Eller forsøger vi en gang mere, før vi beder om din hjælp.

Fordelen ved på dette meget tidlige tidspunkt at sikre at alle informationer er tilgængelige og korrekte, er at afdække alle tvivlsspørgsmål eller misforståelser mellem dig og din leverandør, uden det har indflydelse på selve transporten og dermed undgå risiko for forsinkelse. Vi oplever for eksempel ofte at der er uenighed sælger og køber imellem om hvilke handelsbetingelser godset skal sendes under. Handelsbetingelserne er afgørende for hvor meget leverandøren skal betale i lokale omkostninger (se transporteca.dk/fob-eller-exw), og det er derfor ikke overraskende at leverandøren ofte vil forsøge at sende godset under f.eks. EXW-betingelser, selvom jeres aftale i virkeligheden er FOB. Dermed kan leverandøren nemlig reducere sin omkostning. Får vi afklaret dette umiddelbart efter transportbestillingen, kan vi undgå at afgangsdatoen rykker sig på grund af manglende betalinger fra din leverandør.

Bekræftelse fra din leverandør

Så snart vi har modtaget de nødvendige oplysninger fra din leverandør, laver vi en automatisk validering for at sikre kvaliteten. Høj datakvalitet gennem hele processen er enormt vigtig, særligt for senere toldbehandling, hvor data fra alle kilder skal stemme overens (f.eks. hvordan forsendelsen er pakket, vægt og volumen, toldkoder og godsværdi). Er der uoverensstemmelser løser vi det i første omgang direkte med din leverandør, men i visse tilfælde eskalerer vi til dig, for at finde en løsning. Det kunne være hvis der er uoverensstemmelser mellem hvor meget godset fylder og vejer i din bestilling og hvad leverandøren angiver.

Så snart leverandørens informationer er valideret sender vi automatisk transportdetaljerne til vores samarbejdspartner i Kina.

Overlevering af din forsendelse

Vores samarbejdspartner i Kina har 1 dag til at kontakte din leverandør med henblik på at koordinere den fysiske overlevering af din forsendelse. Så snart vores samarbejdspartner har kontakt med din leverandør, sender vi en automatisk opdatering til dig.

Hvordan overleveringen foregår i praksis, afhænger af den handelsbetingelse forsendelsen skal sender under (se transporteca.dk/fob-eller-exw). Enten sender vi en lastbil til din leverandørs lageradresse for at afhente forsendelsen, eller også oplyser vi din leverandør om vores lageradresse, hvor de skal sørge for at indlevere din forsendelse.

Når vi har fået bekræftet datoen for overlevering af din forsendelse, bestiller vi plads ombord på det første tilgængelig skib, tog eller fly, afhængig af den transportløsning du har valgt. Så snart vi har fået pladsen bekræftet sender vi dig en automatisk opdatering med den forventede leveringsdato ud fra den givne afgang. I langt de fleste tilfælde, vil dette stemme overens med den leveringsdato du har fået oplyst ved bestilling. Det kan dog også være tidligere eller senere, hvis f.eks. din leverandør har forsendelsen klar før, eller produktionen bliver forsinket.

Konsolidering

Når vi har modtaget din forsendelse på vores pakhus i Kina, så konsoliderer vi forsendelsen med andre forsendelser (dette gælder ikke, hvis du har bestilt en hel container). Det betyder at vi pakker en container med forsendelser fra flere kunder. Så snart containeren er pakket (eller pallen, i tilfælde af luftfragt), sender vi den til havnen, togterminalen eller lufthavnen, så den kan blive lastet på skibet, toget eller flyet.

Afgang

Vi følger automatisk op med vores samarbejdspartner i Kina dagen efter din forsendelse er sat til at skulle afgå, for at sikre at alt er forløbet efter planen. Skulle, eksempelvis, skibet være forsinket, har vi således allerede her mulighed for at undersøge om det har indflydelse på leveringsdatoen, og sende dig en opdatering. Du modtager en e-mail med bekræftelse, så snart din forsendelse er på vej til Europa.

Tracking undervejs

Så snart din forsendelse er afgået, starter en automatisk trackingprocess af den container din forsendelse er lastet i. Det vil sige at Transporteca modtager en opdatering, hvis der skulle komme opdateringer på rederiets hjemmeside om at skibet ankommer tidligere eller senere til havnen i Europe end forventet. Det kunne være i tilfælde af dårligt vejr eller hvis skibet dropper havneanløb på ruten. Når ændringer er registreret, modtaget du automatisk en e-mail med informationerne og en opdateret leveringsdato.

Fortoldning

Få dage efter din forsendelse er afgået fra Kina kan vi få udstedt konnossementet (ofte kaldet ved sit engelske navn ”Bill of Lading”) på din forsendelse, som sammen med de dokumenter og informationer vi allerede har indhentet fra din leverandør, gør at vi kan påbegynde toldbehandling. Vi sikrer automatisk, at vi modtager alle nødvendige dokumenter og information og validerer disse inden vi toldbehandler din forsendelse. Ved toldbehandling bliver varetypen, værdien og modtager registreret hos myndighederne i EU, hvilket ligger til grund for senere opkrævning af told og udlevering af din forsendelse i Danmark.

Langt de fleste søfragt-forsendelser har vi således toldbehandlet indenfor den først uge efter de er afgået fra Kina. Fordelen ved dette er, hvis der skulle være nogle spørgsmål fra toldvæsenet, kan vi få afklaret dette før forsendelsen ankommer til Danmark. Du kan allerede på dette tidspunkt finde tolddokumenterne på din Transporteca-profil, så skulle du have spørgsmål til dem kan vi afklare dem længe inden godset kommer til Europa.

Ankomst

Cirka 10 dage før din forsendelse ankommer til Europa med skib, sender vi dig en opdatering med forventet leveringsdato og hvad proceduren er ved ankomst. På dette tidspunkt er alt det formelle klar til leveringen, og din forsendelse kan passere toldkontoret i Danmark uden forsinkelse, medmindre den bliver udtaget til kontrol.

Ankomsthavnen afhænger af flere ting, men for levering i Danmark vil det oftest være Hamborg, Aarhus eller København.

Klargøring til levering

Dagen efter din forsendelse er ankommet til havnen, kører vi den til et pakhus i enten Aarhus eller København, hvor vi tømmer containeren og forbereder din forsendelse til levering. Hvis din forsendelse ikke allerede er på paller, pakker vi den normalt på paller her, for at lette selve leveringen.

To dage før levering ringer vi til dig, for at bekræfte leveringsadressen og datoen, for at sikre at du er klar til at modtage forsendelsen. Hvis du ikke kan modtage forsendelse på den foreslåede dag, så aftaler vi en senere leveringsdato. I langt de fleste tilfælde er dette uden ekstra omkostning for dig. Hvis vi har en aftale om levering uden forudgående kontakt, får du ikke dette opkald. Det kan være relevant, hvis du f.eks. skal have leveret på et lager hvor der ikke er behov for aftalt leveringstidspunkt.

Levering

På dagen for din levering bliver du ringet op af chaufføren cirka en halv time før vi er fremme. Leveringen bliver mellem kl. 8-16. Vi kan desværre ikke tilbyde et specifikt leveringstidspunkt på dagen.

Leveringen foretages med en lastbil, som har lift og palleløfter med. Leveringen er som udgangspunkt til kantsten eller et sted i umiddelbar nærhed, hvor vores chauffør kan komme til med palleløfteren. Palleløfteren kan ikke køre på bløde underlag.

Paller

Hvis vi har pakket dine vare på paller, vil chaufføren tage et tilsvarende antal tomme paller med retur, hvis du har dem. Chaufføren venter dog ikke på du får pakket pallerne ud, så det er kun, hvis du har ekstra paller stående. Hvis din leverandør har pakket godset på paller, så er disse paller dine.

Tolddokumenter

5-10 dage efter din forsendelse er leveret, modtager vi de endelige tolddokumenter, som vi automatisk fremsender til dig per e-mail. Myndighederne stiller krav om at du opbevarer disse dokumenter i 5 år. Du behøver ikke printe dem ud, blot du kan finde filen, hvis din virksomhed skulle blive udtaget til toldkontrol.

Toldopkrævning

Langt de fleste importører i Danmark er registreret under SKATs Sikkerhedsstillelsesordning (se transporteca.dk/video-virk-dk-importregistrering-sikkerhedsstillelsesordning). Det betyder i praksis at du har kredit hos Skattestyrelsen, og du vil således automatisk blive opkrævet told den 16. i måneden efter du har importeret din forsendelse. Tolden trækker Skattestyrelsen fra din skattekonto, hvor du ligeledes kan finde din importspecifikation, som angiver toldberegningen.

Din Transporteca-profil har altid alle datoer, informationer og dokumenter

Alle datoer, information og dokumenter for din forsendelse bliver løbende gemt i din profil. På den måde kan du altid logge ind og følge hvor din forsendelse er, eller hente et dokument eller information, hvis det skulle blive relevant.